Para harcanırken kazanılır mantığı hemen hemen hayatın her alanında geçerliliğini koruyan bir düşüncedir. Bu düşünce yapısının içinde özellikle ekonomik güç açısından en küçük birim olan bireyden kurumsal yapılara ve oradan da devletlere uzanan koparılması mümkün olmayan bir bağ vardır. Bu zincirin büyük bir kısmını iş hayatı açısından ele aldığımızda şirketlerin işleyişleri içerisinde en önemli paylardan birini kaplayan personel maliyetleri azımsanamayacak büyüklüktedir. Birey anlamında düşündüğümüzde küçük birimler olarak görülebilir ancak bu bireylerin çalıştığı kurumlar; en basit haliyle ikametimizin olduğu semtlerde başlayan veya devam eden inşaatlar, her gün yenisi açılan tesisler, dijital yaşamın iliklerimize kadar girmesiyle birlikte bu algoritmaları bize anlaşılır hale getiren teknoloji firmaları ve daha bir nicelerinin operasyonlarını yöneten, karar veren, uygulayan birçok personeli bulunmaktadır. Bu inanılmaz istihdam yükünü düşündüğümüzde çalışanların özlük işlemleri, maaş ödemeleri, SGK ve vergi yükü hesaplamaları gibi İnsan Kaynakları Yönetimi içerisindeki bordrolama süreçlerinde birçok detayın muazzam seviyede takip ihtiyacı da ortaya çıkmaktadır. Her yeni ihtiyaç yeni iş geliştirme alanları yaratmakta ve iş yaşamını ilgilendiren kanunlarında çağın gerekliliklerine göre güncellenme ihtiyacı doğurmaktadır. Gelişmekte olan bu olaylar bütününde tüm bunların operasyonel anlamda uygulaması ve takibi ise yüksek seviyede uzmanlık ve tecrübe gerektirmektedir.
Ülkelerin içinde bulunduğu sosyoekonomik koşullar veya sistemin eksik kaldığı noktaların giderilmesi adına yayınlanması gereken ek kanun paketleri sürekli olarak gündemdeki yerini korumaktadır. Gündelik yaşamda olduğu gibi değişen dünyada, sınırsız insan ihtiyaçlarının yansıması, İnsan Kaynakları Yönetimi işlemlerini takip ettiğimiz programlarda da görülmektedir. Özellikle maaş tahakkuk işlemleri, resmi bildirimlere veri üreten süreçler olduğu için yayınlanan kanunların paralelinde aktif ve hızlı biçimde güncel hesaplamaların yapılabilmesi önem kazanmaktadır. İnsan Kaynakları Yönetiminin bir kolu olarak bordrolama süreçleri adı verilen bu işlemler bütününe baktığımızda en can alıcı olanları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.
- Özlük bilgilerinin takibi
- Ücret ve ek ödeme gibi kalemlerde Netten Brüte /Brütten Nete yapılan hesaplamalar
- Puantaj hazırlama ve hesaplama işlemleri
- Fazla Mesai yönetimi
- Fazla Mesai denkleştirme işlemleri
- Sendikal hesaplamalar
- Teşvik kanunu indirimleri
- Ek ödeme yönetimi
- Özel kesinti yönetimi (İcra, Taksitli Avans, Muhasebe Carilerinden Otomatik kesintiler vb.)
- Özel sigorta hesaplamaları (Otomatik Katılımlı BES, Sağlık, Hayat Birikimli, Hayat Birikimsiz vb.)
- Ücretin muhasebeleştirilmesi (Masraf Merkezi / Proje bazında vb.)
- Banka ödeme işlemleri
- Tazminat ve Tazminat Yükü hesaplama işlemleri
- Asgari İşçilik Takibi
- Harcırah/gündelik hesaplamaları
Bu süreçlere baktığımızda hepsinin birer başlıktan öte İK uygulamalarında daha derin çalışmalar gerektiği konusunda bu işe gönül vermiş, bordro süreçlerine katkıda bulunan her İnsan Kaynakları profesyoneli hemfikirdir. İnsan Kaynakları Yönetiminde bordro hesaplamaları için kimi zaman kişisel gelişimimize katkıda bulanacak çalışmalarla kimi zaman da hesaplama formülleriyle, dünyalar kadar excel dosyalarında birbiri içine girmiş makrolarla, mevzuatta istenen işlemleri gerçekleştirmekteyiz. Aslında bazen biri olsa da şu işleri yapsa dediğimiz noktaya da çoğu zaman gelmekteyiz. Bir de bu işin klase etme boyutu var ki; 2000 lerde çıktı kanalları ile aldığımız belgelerin klasörlerde derlenmesi işi artık şirketlerin ana bilgisayarlarındaki dosyalarda tutulması yönetimine çevrilmiş görülmektedir.
Peki İnsan Kaynakları Yönetiminde ideal bir bordro süreci yürütmek ve insan hatasından mümkün oldukça uzaklaştırmak ne kadar mümkündür? Hesaplama algoritmalarının doğru olduğu, manuel formüllerin yerine sistem içinde kurgulanmış kontrollerin çalıştığı, kullanıcıyı yönlendiren ve süreç aşamalarında geçişlerin birbiriyle etkileşimli olduğu sistemlerde, doğru veri girişi ile her zaman mümkündür. Bunun yanı sıra İnsan Kaynakları Yönetiminde bordrolama süreçlerinde işlerin kolaylaşması istenirken diğer tarafta klasik iş yapış biçimlerinden de vazgeçme gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Mesela “puantaj hazırlık işlemlerimizi her zaman ay sonunda yapmak yerine ayın ilk gününden itibaren puantaj hazırlığına başlamak”, ay sonu geldiğinde kime hangi ödeme yapılacak, kimden hangi kesintilerin yapılacağına dair bilgileri tablolarda tutmak yerine sistem içerisinde zamanında kaydedilmesi ve sistemin bunu vakti geldiğinde aylık ücret puantajınıza otomatik getirmesi güzel bir yöntem olabilir. İş yapış şekillerimizi değiştirmek için başka bir örnek ise “maaş hesaplamaları sonunda kontrol ve resmi makamlara yapılan bildirimlerin tek kaynak üzerinden yönetilmesini sağlamak”. Yani bordro hesaplandığı anda oluşan tahakkuk kalemleri artık sizin tek kaynağınız olmalıdır. Her rapor ve her bildirim bu kaynaktan çıkmalı eğer bir düzenleme yapılacak ise bu kaynaktan yapılmalıdır. Nedir bu kaynaktan yararlanacağımız işlemler? SGK bildirimleri, banka ödeme emirleri, muhasebe tahakkuklarının oluşturulması ve hazırlanacak yüzlerce rapor bu kaynaktan çıkaracağımız sonuçlar olarak karşımıza çıkmaktadır.
İnsan Kaynakları Yönetiminde bordrolama kavramı istihdam sağlayan tüm endüstrilerin ihtiyacı olup özellikle bir endüstri kolunda uygulama alanı bulmuş süreçler olmadığı için sektörel olarak çözümler üretmek yerine bordro hesaplaması yapan sistemlerin ortak çözümlerle çalışabilmesi son derece önemlidir. Yani aynı endüstri koluna sahip olmayan ve farklı bordrolama süreçlerinde sahip farklı müşteri olarak nitelendirilen şirketlerde bu kapsamda örneklendirilebilir. Mesela bir holding düşündüğünüzde birden fazla sektörde iş gücü sağladığı aşikardır. Bu holding içinde madencilik sektöründe bir şirket, proje bazlı çalışan inşaat ve taahhüt işleri yapan bir şirket ve sendikalı işçilerin çalıştırıldığı çelik üretimi yapan bir şirket olduğunu düşünelim. Bu türde istihdam sağlayan bir yapıda merkezi olarak tutulması istenen bilgi akışı tabi ki tek bir sistem üzerinden yürütülmeli ve raporlamalar tek kaynaktan çıkabilmelidir. Bunun yanı sıra holdingin madencilik sektöründe faaliyet gösteren şirketi için bordrolama sistemi içinde yer altında çalışan işçiler için “Fiili Hizmet” hesaplaması yapılabilirken aynı bordro sisteminde çelik üretimi yapan firmanın “Fazla Mesai Denkleştirme” takibi ile “Ar-Ge” faaliyetleri kapsamında yürüttüğü çalışmalara istinaden teşvik hesaplamaları sistemsel olarak el değmeden yapılabilmeli ve raporlanabilmelidir. Bunun yanında inşaat sektöründe söz gelimi Güneydoğu Anadolu bölgesinde projeleri devam eden şirkette “Asgari İşçilik” takibi yapılabilmeli ve “Normal Çalışma / Fazla Mesai takibi için Günlük Puantajları” şantiyedeki kullanıcılar tarafından yine sistem üzerinden anlık girilebilmeli ve İK onay rotasına göre sistem üzerinden onayların alınabilmesi gereklidir. İnsan Kaynakları Yönetimindeki bütünsel bordrolama süreçlerinde, kullanılan sistemin sahip olması gereken özellikleri tek sistem içinde barındırılması bu açıdan son derece önemlidir.
Özellikle büyük ölçekli şirketlerde yaşanan dijital dönüşüm süreçlerinde, İK verileri anlamında da kurumsal hafızanın oluşturulması adına, her departman için ortak bir yazılım kullanılması gerekliliği ağırlığını hissettirmektedir. Bilindiği gibi ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri orta ve büyük ölçekli şirketlerin bu kapsamdaki ihtiyaçlarını karşılamak için tercih edilmektedir. Bunun yanında ERP’ lerin İnsan Kaynakları Yönetimi modüllerindeki bordro uygulama süreçlerinde bahsedilen gereklilikleri yönetmekte zorlanan firmalarda yine kişi bağımlı hazırlanan tabloların, manuel takip edilen işlemlerin sonu maalesef ki gelmemektedir. Ülkemizde bordro süreçlerinin sistemler üzerinden ilerlemediği durumlarda manuel hesaplamaların mümkün olmadığı ileri düzey konular şirketlerin karşısına çıkmaktadır. Bazı teşvik hesaplamalarından örneğin; birçoğunun manuel hesaplanması veya teşvik bitiş tarihlerinin takibi sistem içerisinden yapılmadığı sürece İnsan Kaynakları ekiplerinin üzerine kaldıramayacağı yük bindirmekte ve kimi zaman yapılan hatalardan dolayı şirketlerin teşviklerini kaybetmesine kadar sonuçlandırmaktadır. Burada ERP sistemlerinin İnsan Kaynakları Yönetiminde olması gereken ideal çözümü, kullanıcıya zaman kazandırmak ve raporlamadaki kolaylıkla kontrol edilebilir bir süreç çizmesidir.
Peki özetleyecek olursak ERP sistemlerini bütünsel olarak düşündüğümüzde seçim yapılacağı zaman ağırlıklı hangi konulara dikkat edilmelidir?
ERP’ lerdeki uygulamalar tam da bu noktada İnsan Kaynakları Yönetiminin bordrolama işlemlerinde şirketlerin ihtiyacı olan operasyonları Bordro Modülü içeriği ile kullanıcılarına sunmalıdır. Klasik ihtiyaç olan işlemler haricinde içerisinde ücret hesaplama hazırlıkları ile puantaj hazırlama operasyonlarında otomatik puantajların oluşturulması ile kullanıcılarına kolaylık sağlayan birçok fonksiyon barındırmalıdır. Ekran deneyimi açısından kullanıcıların aşina olduğu tablo tipi ekranları üzerinden birçok işlem ve raporlamaları kullanıcılarına rahatlıkla yaptırabilmelidir. Ayrıca şirketlerin teşvik hesaplamaları ihtiyacına karşılık bordrolama işlemlerinde mevcut teşvik türlerinin tamamı hesaplanabilmelidir. Özellikle Ar-Ge faaliyetlerinde teşviklerin hesaplanmasından raporlanmasına kadar manuel müdahaleyi sonlandıran süreçleriyle kullanıcıları desteklemelidir. SGK bildirimleri kısmında en karışık bildirge kayıtlarında bile kullanıcıların hazır bir şekilde bildirge verisini alabilmesi İnsan Kaynakları Yönetim süreçleri içerisinde sağlanmalıdır. Proje sürelerinin takibi yapıldığında bordro hesaplamasıyla teşviklere esas değerlerin oluşmasından, raporlama süreçlerine kadar proje bazlı maliyetlerin oluşturulması ve daha birçok sonucun hazır şekilde sistemin içinden alınabilmesi sağlanabilmelidir.
ERP’ lerin İnsan Kaynakları Yönetimi modüllerinde ek ödeme işlemleri tam parametrik fonksiyonları ile standart kurulumlarda bile ek ödeme hesaplama kurguları kullanıcı ekranlarından yapılabilmelidir, kesinti yönetiminde toplu avansların kullandırılması, taksitli avans talep, onay ve takip süreci, icra, nafaka, sendikal kesintiler vb. daha birçok kesinti sürecini yönetilebilmeli ve ihtiyaç olan farklı kesinti kalemleri sistem içerisinde oluşturulabilmelidir. Aynı zamanda ücret tanımlarında olduğu gibi sistemde tanımlı tüm döviz kodlarına göre ödeme, kesinti vb. değerlerin hesaplaması yapılabilmelidir.
ERP’ lerde tüm bu işlemlerin yanında İnsan Kaynakları Yönetiminde ücret gizliliği açısından da özellikler mevcut olmalıdır. Örneğin sistem içinde ücretin geçtiği her tablo alanı veri tabanında şifreli olarak tutulmalıdır. Bu tür bir özellikle bordroda yetkili kullanıcısı olmayan sistemdeki en yetkili kullanıcı bile ücret bilgilerine erişememelidir. Bordro modülünde bir ücret hesaplamasında sadece bir kişiye ait bir aylık puantajı için potansiyel olarak normal çalışma sürelerinden, fazla mesaiye, ek ödemlerden kesintilere, özel sigortalardan harcırah/gündelik hesaplamalarına, tazminat hesaplamalarından teşvik hesaplamalarına kadar ihtiyaç olan detaylı tüm tahakkuk kalemleri oluşabilmelidir. Bildiğimiz klasik Brüt Ücret, SGK Matrahı, SGK Primleri, Gelir Vergisi Matrahı, Gelir Vergisi, Damga Vergisi vb. gibi kalemlerin haricinde örneğin herhangi bir fazla mesai kalemi veya ek ödeme kalemine ait bu değerler (SGK Matrahı, SGK Primleri, Gelir Vergisi Matrahı, Gelir Vergisi, Damga Vergisi vb.) tek tek tahakkukta gerçek zamanlı olarak kaydedebilmelidir. Bu şekilde dönemsel olarak herhangi bir ödeme kaleminin gerçek maliyeti ERP içerisinden rahatlıkla alınabilmelidir. Böylece manuel olarak yapılan tahmini hesaplamalara da ihtiyaç kalmayacağı gibi muhasebe tahakkuklarında istenen detaylı fişler otomatik olarak ERP içerisinde oluşabilmelidir. Aynı özelliklerle bordro modülü içindeki bütçe hesaplamaları da yapılabilmeli ve gerçek zamanlı farklı revizyonlarda bütçe hesaplamaları ERP içinde kullanılabilmelidir.
ERP Uygulamaları içerisinde her ihtiyaca cevap verebilecek maliyet hesaplamaları, bu hesaplamalara ait değerlerin arşivlenip raporlamalarda geniş bir perspektifte sunulabilmesi ile gerçekleşen ve gelecekte oluşacak gerçek zamanlı çalışan maliyetlerinin bütünsel olarak ve en detaylı şekilde ERP sistemi içerisinde tutulabilmesi sağlanmalıdır. Kullanıcıların iş yapış şekillerinin geliştirilmesinde yarattığı etki ve sunulan çözümler kullanıcılara vakit kazandırmalıdır.
