Herhangi bir yerde bir ağaç gördüğüm zaman aklıma ilk gelen şeylerden biri bu ağacın dallarının üstlendiği görevler nedir? Hangisi ne kadar fayda sağlıyor? Bazıları dallanıp budaklanıp az meyvesi varken bazılarında o kadar detay bulunmasa da diğerlerinden fazla meyve veriyor dallarında… Bu gibi düşünceler İnsan Kaynakları Yönetim ilkelerini iliklerine kadar hisseden herkeste bir ağacı gördüğünde oluşabileceği kanaatindeyim. İşte bu düşünceden hareketle kurumsal yapıları da birer ağaç benzetirim. Kimisi dalları yeni yeşermeye başlamış bir fidan, kimisi ise gölgesinde nice nesiller yetiştirip, çalışanlarına kol kanat geren asırlık çınarlardır. Tıpkı ağacın toprağa kök salması gibi şirketlerinde kurumsal yaşamda gözle görünenin ötesinde, uzun yıllar ayakta kalmasını sağlayacak kökleri vardır. Bu onların fırtınalarda aldıkları darbelere dayanıklılığı ve yerinden sökülmemesi için hayati önemdedir. Buradan da anlaşılacağı gibi kök salabilmek, köklü olmak, yaşamın kaynağı olan doğadan gelen bir ilhamla kurumsal yapılara uzanan çizgide aslında birbirine ne kadar benzediğini göstermektedir. Çalışma hayatımızda bile günlük konuşma dilinde “Organizasyon Ağacı” diye hiyerarşik yapılardan bahsederken kullandığımız bir terimdir. İşte bu yapıları muhafaza edebilmek, doğru yönlendirmelerle geliştirebilmek ve güçlendirebilmek ise gerektiğinde bu organizasyonların hayat kurtarıcı olduğu gerçeğini ve İnsan Kaynakları Yönetiminin temel yapı taşı olarak önümüze sermektedir.
Organizasyonel yapılar esasen şirketleşmenin temelleri atılırken düşünülmesi gereken konulardandır. Genellikle başlangıçta olmasa bile özellikle şirket ölçeği büyüdükçe bu gereksinim içten içe daha çok hissedilir. İnsan Kaynakları Yönetiminde organizasyondaki görev ve sorumluluklardan, yetki dağılımına kadar birçok konuda doğru yapılanma ihtiyacı, bir süre sonra hissedilir olmaktan çıkıp olmazsa olmaz bir hal alır ki; bu ihtiyaca cevap veremeyen şirketlerin sonraki kuşaklara ulaşması da bir hayli güç olmaktadır. Bunun için kişiye bağlı olmayan, bir makinenin parçaları gibi herkesin görevini eksiksiz ve olması gerektiği gibi yerine getirdiği bir güçlü bir organizasyon yapısı kurmak hayati derecede önemlidir. Mesela şirket ilk kurulduğunda işlerin birebir içinde bulunan büyük patron (baba) işleri kendi tecrübeleri ile büyütüp devam ederken gelecek nesillere bu bilgi birikimini bırakamama gibi bir tehlike ile karşı karşıya kalabilir veya şirket için önemli olan bir görevi sürdüren kişilerden birinin değişmesi ihtiyacı olduğunda onun yerine gelecek kişinin aynı tecrübeler ile devam edebiliyor olması gereklidir. Bunu yapamadığınızda o görevdeki kişiden vazgeçememe gibi bir durum ortaya çıkmaktadır. Bu da organizasyon yapısının yaşam dengesini bozmaya başlamaktadır. Yani makine örneğindeki gibi eskiyen bir parçanın yerine takılan parça aynı şekilde çalışmaya devam edemezse sistem içindeki çalışma düzenini bozmaya belki de diğer parçalarında bozulmasına sebebiyet verecektir. Diğer bir açıdan sistemi geliştireceği ve daha verimli hale getireceği düşünülen bir pozisyonun organizasyona dahil edilebilmesi veya organizasyon içi yer değiştirmesi de sürekli güncel kalmasını sağlayacaktır. Buradan da hareketle organizasyonların doğal yaşam sürecinde sürekli kendini güncellemesi gereken yapılar olduğunu anlamaktayız. Ancak bunu yaparken ihtiyaçlar doğrultusunda hareket ettiğini görmekteyiz.
İnsan Kaynakları Yönetiminde organizasyonel yapının yönetilebilir ve doğru analizlerin yapılabilir olması, yukarıdaki durumlar göz önüne alındığında son derece önemlidir. Bunun için klasik bir organizasyon ağacı oluşturup içerisindeki kutucuklara gösterişli unvanlar yazmak ise sürdürülebilir, verimli bir organizasyon yapısı için tek başına bir anlam ifade etmeyecektir. Organizasyon yapılarının destekleyicisi olan “İş Tanımları” bu noktada o kutucuğun ne anlam ifade ettiğini geniş kapsamlı anlatabilmek için bize yardımcı olmaktadır. Özellikle klasik olarak bildiğimiz veriler dışında analiz edilebilir verilerin tutulması, sürekli güncellenebilir olması ve güncellenirken tarihçe bazlı bu verilere ulaşılması İnsan Kaynakları Yönetiminde %100 performans ile organizasyon yönetimini başarmamızı sağlar. Bahsettiğimiz konular içerisinde başlıca aşağıdaki verilerin iş tanımları içerisinde yer alması önemlidir.
- Genel itibariyle işin hangi “İş Grubu”,”İş Ailesi”,”İş Kategorisi”,”İş Sınıfı” na dahil olduğu gibi genel özelliklerin belirlenmesi ve derecelendirilmesi
- Sahip olunması gereken “Yetenekler” ile seviyeleri ve tolerans değerleri
- Sahip olunması gereken “Mesleki Bilgiler” ile seviyeleri ve tolerans değerleri
- Mesleki anlamda zorunlu ya da zorunlu olmayan ama talep edilen “Sertifikalar” ile sevileri ve tolerans değerleri
- İşin sahip olması gereken “Eğitim Düzeyi ve Alan” bilgisi
- Geçmiş ve şirket içi “İş Tecrübeleri”
- Sahip olunması gereken çeşitli “Kişilik” bilgileri ve “Fiziksel” koşullar
- Sınıflandırılabilen ve tarihçesi tutulabilen “Görev ve Sorumluluklar” listesi
- Organizasyonel yapıdaki çalışma koşullarına ait “İzinli Olduğu Konular” ve göreve ait “Gizlilik” arz eden konular ile bunların ihlali durumundaki aksiyonlar
- İş tanımına ait KPI’ lar
- İş gereği kullanılması gereken “Ekipman veya Malzemeler” ile işin icrası sırasında karşılaşılabilecek “Problemler ve Tehlikeler”
- Görev gereği “İş İlişkisi” içinde olunacak diğer pozisyonlar ve iş ilişkisi açıklamaları
Görüleceği gibi İnsan Kaynakları Yönetiminde işin daha anlaşılabilir hale gelmesi için yukarıdaki bilgilerin “İş Tanımı” içerisinde yer alması ve uygulanması önemlidir. Bunların yanı sıra iş bazında takip edilen ve iş tanımları içerisinde yer almayan ancak İnsan Kaynakları profesyonelleri için gerekli olan bilgilerde kısaca aşağıdaki gibi sıralanabilir.
- Görevi ikame edecek diğer görevdeki kişilerin belirlenmesi
- İş bazında çeşitli kriterlere göre piyasa ücret eğrisinin min., mix., ort. değerler ile oluşturulması
- Aynı iş birden fazla pozisyondaki kişiler için geçerli ise bunların haritalanması
İnsan Kaynakları Yönetiminde iş tanımları içerisinde özellikle bahsedilmesi gereken bir nokta var ki; bir görevin ifa edilmesi için hangi yeterliliklere haiz olunması gerektiğini belirlersiniz. İnsan Kaynaklarının önemli çalışma konularından biri olan “Yetenek Yönetimi” ile kişisel beceriler, mesleki/teknik yetkinlikler gibi birçok kategoride iş ile çalışan profilini kıyaslayabilirsiniz. Hatta yetenek yönetiminde sadece iş ile çalışan profili değil iş-aday profilini, çalışan ile çalışanı bile kıyaslamak mümkündür. Bunun için ortak bir havuz içerisinden belirleyeceğiniz yetkinlik kriterleri ile baz puanlarını oluşturarak ve aradaki tolerans değerlerini de dikkate alarak belirli bir puanlama yapabilir ve aradığınız profile en uygun aday ya da çalışanı analiz edebilme şansına sahip olursunuz. Yetenek yönetiminde yapabilecekleriniz tabi ki bunlarla sınırlı değildir. Aynı zamanda değerlendirmeye tabi tutulan çalışan/ aday gibi profillerin gelişimini takip edebilir ve katkıda bulunmak için çeşitli eğitim veya aktivitelerle bunları destekleme şansınız olur. Bu tür uygulamalar çalışanın kendini daha diri tutması, farklı görevler için ne kadar hazır olduğunu bilmesini eksiklerini görebilmesini ve kendisi ile ilgili daha objektif bakabilmesini sağlar. Şirketler açısından ise çalışan yönetiminde daha geniş bir perspektifte değerlendirme, çalışanını sayısal verilerle daha doğru tanıyabilme, şirket içindeki çeşitli iş ve mesleklerin kapasitesini ve şirket içi ağırlığını ölçebilme gibi konularda daha aktif olunmasını sağlar. Bu da İnsan Kaynakları Yönetiminde uzun vadede karşılaşılan küresel veya şirket içi krizlerde organizasyonel yapılanma anlamında doğru öngörülerin yapılarak tedbirlerin zamanında alınabilmesi için büyük avantaj sağlar.
Genel bir çerçeve ile baktığımızda bu kadar operasyonun yüzlerce ve binlerce kaydın bulunduğu bir veri havuzunda yapıldığını düşünün. Özellikle büyük yapılarda manuel takip edilmesi, olanakları kısıtlı olan ve mükerrer veri girişi gerektiren çalışma tabloları bu işe gönül veren kişileri yormakta, sınırlandırmakta ve daha fazlasını yapabilmeyi neredeyse imkânsız hale gelmektedir. Peki bu kadar keyifle üzerinde çalışılabilecek konular olan Organizasyon ve Yetenek Yönetimi daha aktif nasıl takip edilmelidir? Elbette ki veri yönetiminin önemli olduğu ve değerinin arttığı bir çağda dijitalleşmenin kaçınılmaz olması ile Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri içerisinde uçtan uca Stratejik İnsan Kaynakları çözümleri ile bu süreçlerin takibi zor olmaktan çıkıp keyifle uygulanabilecek bir tarafa doğru getirecektir. Bu açıdan veri yönetimi, içinde bulunduğumuz dönemde Organizasyon yapıları için bir lüks değil yaşamsal bir ihtiyaç haline gelmiştir. Kurumsal Kaynak Planlamada bu süreçleri yönetmek için ise İnsan Kaynakları Yönetiminde manuel işlemleri ortadan kaldırmak için sahip olunması gereken başlıca özellikleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.
- Departman ve pozisyon bazında hiyerarşik yapının oluşturulmasıyla daha sonra bu hiyerarşik yapıya ait ast / üst ilişkisini yönetebilmek için sistemin bu bilgileri pozisyon ve isim bazında otomatik olarak raporlayabilmesi
- Organizasyon içerisinde çeşitli tarihlerde yapılan güncellemelerden dolayı tarihçesinin otomatik olarak tutulabilmesi ve gerekli hallerde eski yapının görüntülenebilmesi
- Organizasyon ağacının sistem içerisinden görüntülenebilmesi ve alınabilmesi
- Organizasyon yapısının sistemde gerekli olan her alanda pozisyon, departman ve kişi bazlı erişim yetkilendirmesine olanak vermesi
- Pozisyon ve İş Tanımlarının eşleştirilebilmesi ve pozisyon bazında iş ihtiyaçlarının analiz edilebilmesi
- Yetenek yönetimi, norm kadro ihtiyaçlarının belirlenmesinden işe alım süreçlerine kadar takibi gibi konularda organizasyon yapısıyla entegre olabilmesi
Organizasyon ve Yetenek Yönetimi anlamında ERP’ ler içinde bulunması gereken özellikleri özetleyecek olursak;
ERP’ lerde ise bu ihtiyaç matrisi içerisindeki tüm konular kullanıcılarının deneyimine sunulmalıdır. Stratejik İnsan Kaynakları Planlama modüllerini oluşturan Organizasyon Yönetimi, İş ve Yetenek Yönetimi, Norm Kadro Yönetimi gibi birbirine tam entegre çalışabilen modüllerin olduğu bir yapıya sahip olmalıdır. Organizasyon yapınızı oluştururken sistem tarafından tutulan tarihçe ile herhangi bir tarihteki organizasyon yapınızı görebilir ve dış ortama alabilmelidir.
ERP’ lerde oluşturulan organizasyonel yapı sistem içerisinde âtıl durumda bırakılıp basit bir şema olmaktan öte bir yapıda tasarlanmalıdır. Satın Alma süreçlerinde onaylardan Proje Yönetimi’ndeki raporlamalara, Üretim’ deki zaman raporlamadan Eğitim Yönetimi’ndeki süreçlere kadar Kurumsal Kaynak Planlama işlemlerinde birçok modülde aktif olarak kullanılabilmelidir. İşte tüm bu özellikler sayesinde sistemdeki paydaşlara organizasyon yapısının önemini de uygulamalı olarak anlatmalı ve yaşatmalıdır. Bu şekilde kullanıldığında yaşayan bir organizma gibi şirket içerisindeki yaşam döngüsünde, gerekli hallerde güncellenmesi ihtiyacını nedenleri ile İnsan Kaynakları Yönetiminde canlı şekilde görülmesi sağlanacaktır.
Diğer taraftan ERP’ lerde İnsan Kaynakları modüllerinde “Erişim Yetkilendirmesi” özelliği ile organizasyon yapısından yararlanılarak veri erişimine yönelik departman, pozisyon ve kişi bazlı yetkilendirmeler kolaylıkla yapılabilmelidir. Yetkilendirmeler tarihçe olarak kayıt altına tutulup, süre kısıtlaması ile bu tanımları yapabilmeli ve sürenin bitiminde otomatik olarak yetkilendirmenin bitmesini sağlayabilmelisiniz. Bu sayede yetkilendirme işlemlerinizde de takip ve kontrol kolaylığı sağlamış olursunuz.
ERP uygulamalarında İş Tanımlarının organizasyonel yapıdaki pozisyonlarla eşleştirilebilmesi sayesinde pozisyon bazında iş analizlerine olanak tanınmalıdır. İş tanımına ait tüm temel verilerin tek kaynaktan diğer bilgi alanlarını da beslemesi sağlanmalı ve İnsan Kaynakları modüllerinde aktif olarak kullanılabilen gerektiğinde arama yapılabilen bir özellik ile İş – Çalışan, İş – Aday, Çalışan – Çalışan gibi birçok varyasyonda kıyaslamalar ile analizlerin yapılabilmesi ve aranılan sonucun otomatik bulunabilmesi mümkün olmalıdır. Uygulama içinde Yetenek Yönetimi ile yine tek bir havuzdan yönetilebilen temel veri yapısı sayesinde İş – Çalışan – Aday döngüsü içinde bu alanlarda GAP analizleri, dönemsel olarak yetkinlik değerlendirmeleri yapılabilmeli, çeşitli amaçlar için (polivalans vb.) sınırsız yetkinlik grupları oluşturulabilmeli ve “İş Temeline Dayanan Yetenek Bazlı” eğitim ihtiyaçları belirlenebilmelidir. Bu işlemleri binlerce çalışan içerisinden aradığınız kriterlere göre uygulandığını düşündüğümüzde bu kapsamda bir veri yönetimi yeteneğine sahip olmalıdır.
Belirtilen kapsamı taşıyan uygulamalarda Organizasyon ve Yetenek Yönetiminde ERP kullanıcılarına geniş bir uygulama perspektifi oluşturulabilir. ERP’ ler içerisinde sunacağı raporlama araçları ile Organizasyon ve Yetenek Yönetimi konularında kolay analiz imkânı sağlayabilmelidir. Dünya üzerinde sürekli değişen ve gelişen global İK trendleriyle bunlara dair çözümlerini de Ar-Ge çalışmalarıyla en güncel şekilde bünyesine dahil ederek uygulama alanı sunmalıdır.
